Собрания команды: как организовать и не тратить на них все рабочее время

Представьте, что на совещании длительностью 1 час присутствуют 10 человек, значит, оно стоит 10 человеко-часов. И если вместо решения проблем и составления планов команда заперта в конференц-зале или онлайн-комнате и ждет, пока «плещется вода», то эти 10 человеко-часов потрачены зря.

Совещания команд — необходимая часть рабочего процесса. Однако, согласно статистике, специалисты тратят на собрания 21% своего рабочего времени. Но еще хуже то, что почти четверть времени собрания — неэффективна и пуста, как говорят опрошенные.

Поэтому у руководителей возникает вопрос: как провести эффективное собрание? Говоря эффективное, мы имеем в виду не обязательную повинность, а источник информации, которую сложно получить собственными силами.

«Рассказываем, как мы в коммуникационном агентстве ICU организовываем собрания»

11 лайфхаков эффективного собрания

На основе опыта мы вывели 11 работающих приемов, делающих собрания «полными»:

1. Модератор. Назначьте модератора, обычно это руководитель, который будет контролировать тайминг и направлять собрание, так оно не превратится в «базар».

2. Регулярность. Проведение совещания 1-2 раза в неделю в зафиксированное время создает системность и дисциплинирует.

3. Удобное для всех время. Желательно не занимать рабочие часы и проводить собрание в начале рабочего дня в понедельник или в пятницу к концу дня.

4. Онлайн-формат. Помимо того, что это быстро и удобно, это еще и существенно повышает явку. Такой формат незаменим, если есть сотрудники на удаленке.

5. Повестка. Заранее сформированная повестка с таймингом существенно сокращает время собрания: вопрос №1 — 5 минут, вопрос №2 — 10 минут, и всем понятно, чего ждать.

6. Ознакомительные материалы. Отправляйте все необходимые материалы за 1 день или минимум за пару часов до собрания всем участникам. Так вам не придется тратить 10 минут, объясняя суть, а сотрудники смогут подготовиться и сформировать свое мнение.

7. Никаких гаджетов. Простое правило, которое помогает не отвлекаться и провести полчаса-час максимально сконцентрировано.

8. Время для вопросов. Оставляйте время для возможных вопросов или дискуссий.

9. Факты, а не обвинения. При существовании проблемы акцентируйте внимание на ее решении, обсуждении фактов, а не разборках «кто виноват».

10. Похвала. Отмечайте победы, результаты выделившихся сотрудников. Это сильно вдохновляет и мотивирует команду.

11. Подводите итоги. Фиксация всех решений, дедлайнов и последовательностей помогает подвести итог собрания.


Виды собраний в ICU

Мы разработали для себя рабочую схему из 3 видов собраний:

• Общее базовое собрание

Проводится в 10.00 в понедельник, длится 30 минут, присутствуют все штатные сотрудники компании.

• Собрание руководителей

Планируется на пятницу в 17.00, длится 1 час, присутствуют 4 руководителя по направлениям стратегия, смм, брендинг, дизайн, продажи.

• «Летучки», мини-собрания внутри отделов

Проводятся ежедневно, занимают 5 минут, организовываются в форме созвонов, отчетных чатов в Telegram с участниками проекта.

Что дает каждое из этих собраний участникам? Рассмотрим дальше.

Фундамент недели

• Руководитель рассказывает, что сам сделал за предыдущую неделю
  
• Сотрудники докладывают свои результаты
• Разбираются вопросы, вынесенные в повестку
• Обсуждаются проблемы, принимаются решения касательно них
• Ставятся планы на неделю и личные KPI для сотрудников
• Рассматриваются общие вопросы вроде корпоративов и выходных

Стоит заметить, собрание очень концентрированно благодаря еще одному лайфхаку: каждый сотрудник имеет план своего рассказа / доклада в виде тезисов и знает выделенное ему время, а также блокнот для записи решений и собственных задач.

Собрание руководителей «Статус»

• Отмечается положение по проектам
• Обсуждаются важные изменения в работе или политике компании
• Обмен мнениями по аспектам, которые не требуют участия всех сотрудников

Особенность собрания в том, что заранее высылаются все отчетные и ознакомительные материалы и обсуждается небольшой спектр вопросов в порядке приоритетности, начиная с самого сложного вопроса и требующего больше времени.

Мини-собрания для мини-решений

• обсуждение ежедневных задач
  
• планы на день
• отчетность, результаты дня

Обычно проводится в чатах в форме голосовых или письменных сообщений и сильно экономит время.

Почему наши сотрудники не пропускают собрания?

30 минут из 40-часовой рабочей недели для сотрудников и 1 час для руководителей занимают совещания в ICU. Очень недолго, но это дает результаты.

Для руководителя:

• контакт с командой: увидеть насколько конкретный человек увлечен, отметить его состояние
• сплочение: начать собрание со small talk, обсудить выходные или просмотренный фильм, поделиться эмоциями. Это дает чувство общности и снимает градус формальности
• мотивация команды: похвала за хорошие результаты вдохновляет всех сотрудников.

Для сотрудников это тренировка:

• умения структурировать, ведь собрания предполагают обязательную подготовку
• навыка укладываться в срок, тайминга, пунктуальности
• выделения важного
• умения задавать вопросы максимально четко, уточнять решения
• дисциплины: собрания проводятся в зафиксированное время и дни
• уважения: не использовать телефоны, не отвлекаться
• брейншторма: попросить помощи, обменяться идеями

Собрания помогают всем быть в курсе происходящего, видеть прозрачность политики компании, придерживаться стратегии и чувствовать свою важность.

Вильфредо Парето однажды заметил, что 80% земли в Италии принадлежит 20% населения, он изучил эту закономерность применительно к другим сферам и вывел принцип: 80% результата зависят от 20% усилий. В ICU собрания относятся как раз к этим 20% работы, приносящим 80% результата.